La réalité veut qu’il y ait un roulement d’employés au sein d’une entreprise. Lorsqu’un employé quitte son poste, c’est tout « un disque dur » de savoir, d’expériences et de connaissances variées qui quitte avec lui, d’où la nécessité de préserver ces acquis qu’on nomme aussi mémoire corporative.
La gestion des urgences et de l’agenda quotidien, le tout mis en relief par les impératifs de résultats demandant énormément d’énergie pour tous. La gestion des connaissances en entreprises est souvent mise au « fond du tiroir » des tâches à accomplir et à assurer, faute de temps de qualité à y accorder.
De nos jours, les départs à la retraite, l’appât du gain facile et un marché d’emploi très compétitif font qu’une personne a l’embarras du choix dans la sélection des postes, endroits et/ou patrons qu’il désire avoir. L’effet indésirable pour certaines compagnies est qu’elles se retrouvent rapidement dans une situation délicate et précaire, en déficit d’employé parfois, pour plusieurs semaines, voir des mois.
La mémoire corporative agit directement sur la maintenance des connaissances au sein de l’organisation afin que celle-ci fonctionne de manière optimisée.
Au final le but de garder une mémoire d’organisation est de rendre plus facile et rapide les opérations et les décisions, peu importe dans quel domaine d’emploi vous évoluez.
Les différents types de savoir corporatif
Bien définir quels sont les types de savoir requis dans une organisation est primordial. Deux sortes de savoir doivent être en symbiose l’un avec l’autre.
Les connaissances explicites
Elles sont clairement expliquées avec le support de documents écrits ou informatique. Elles se partagent facilement et rapidement de personne à personne.
Les connaissances tacites
Se sont celles acquises avec le temps, ou celles innées chez un individu. C’est le savoir-faire et l’expérience. C’est un actif d’entreprise intangible faisant parti du capital humain et relationnel. On parle ici du pourquoi et comment sont prises certaines décisions, des relations interpersonnelles, des réseaux de contacts d’un individu. Les connaissances tacites reposent dans l’intellect des gens, d’où l’impossibilité d’extraction en direct de l’information recherchée.
Tout roulement de personnel peut influencer ces mémoires
Imaginons une PME de 10 employés. 2 personnes quittent leur poste. C’est 20% de la connaissance qui peut disparaître avec eux, comme ça sans avertissement. Aucune organisation sérieuse désirant se démarquer en affaire ne souhaite ça.
Préserver les connaissances
En partageant les savoirs au sein des organisations, l’employeur peut offrir des moyens et des périodes pour qu’un partage des mémoires se fasse. Une réunion par semaine, la tenue d’un 5 à 7 thématique, l’embauche d’une personne aux ressources humaines ayant dans ses tâches la transmission des savoirs, etc.
Identifier les postes critiques en ordre d’importance. Ne pas penser qu’uniquement les postes de directions sont cruciaux. Un magasinier peut avec son départ créer un trou énorme dans la connaissance des approvisionnements.
Avant d’oublier
Rappelez-vous que la mémoire corporative ou organisationnelle, regroupe les différents savoirs acquis par tous les employés.
La mémoire corporative est un outil essentiel à la gestion des performances, des apprentissages, des idées nouvelles, du fonctionnement et des prises de décisions dans une organisation.
Elle est une stratégie utile de préservation des connaissances importantes et joue un rôle clé dans la saine gestion d’une organisation se retrouvant en période de restructuration, de coupure ou renouvellement de contrats d’affaires ou d’employés.
Négliger cet aspect revient à mettre aux oubliettes ce que nous sommes, ce qu’on apporte et ce qu’on a apporté à la société en tant qu’entreprise.